Requests & Resources
Medipoint, leverancier van zorg- en revalidatiehulpmiddelen en onderdeel van Medux, heeft aanzienlijke efficiëntieverbeteringen gerealiseerd met de Field Service Suite. “We kozen voor deze oplossing, wegens de intelligentie van ORTEC op plangebied en expertise van Sigmax op het gebied van mobility”, aldus project- en programmamanager Klaas Berends van Medux. De oplossing die momenteel alleen nog gebruikt wordt op het onderdeel leveringen, wordt de komende tijd uitgerold naar de afdelingen advies en service.
Medipoint had de behoefte om werkprocessen stapsgewijs inzichtelijk te maken en te optimaliseren. Om die reden klopte Medipoint aan bij ORTEC en Sigmax en implementeerde tegelijkertijd met de Field Service Suite een geheel nieuwe, gestandaardiseerde werkwijze.
Requests & Resources
Medipoint verricht ruim 3000 leveringen per dag vanuit 10 distributiecentra met 70 wagens op 1500 afleverlocaties. Bij Medipoint/ Medux werken in totaal 1600 mensen, waarvan 400 mensen in de buitendienst. De buitendienst bestaat uit drie onderdelen: aflevering hulpmiddelen, service (reparatie hulpmiddelen) en adviseurs (die o.a. op huisbezoek gaan bij klanten en bijvoorbeeld een aangepaste rolstoel opmeten).
Strakke planning
Wanneer klanten een bestelling doen bij Medipoint geldt: voor 16.00 uur besteld, morgen in huis. “De planning is dus strak. Dankzij de Field Service Suite zijn we veel flexibeler geworden. Vroeger was het zo dat als een chauffeur belde dat hij het niet zou redden met de leveringen, dat er dan overuren gedraaid werden. Nu kunnen we bijsturen doordat we eerder zien wie er uitloopt en wie juist sneller is. We kunnen de planning dus tegenover de realisatie afzetten. Zodoende plannen we nog nauwkeuriger en dynamisch op de dag zelf. Dit scheelt enorm in overuren, omdat we taken verschuiven, waarmee we overuren neutraliseren. Over het algemeen komen er dagelijks best veel spoedopdrachten bij, met bijvoorbeeld mensen die net uit het ziekenhuis komen. Dankzij de Field Service Suite hebben we beter inzicht in wie dergelijke spoedleveringen eventueel op zich kan nemen. Omdat de chauffeurs hun uren real-time registeren op de handheld hebben we echt meer grip op de buitendienst.”
Het creëren van een dynamische en optimale planningsomgeving
“Voorheen waren er per locatie grote verschillen in de tijd die gerekend werd voor leveringen van hulpmiddelen. Hierdoor werkten we inefficiënt: we hadden geen overzicht en konden niet bijsturen, wat ons veel tijd en geld kostte. Bovendien planden de verschillende locaties ook op heel diverse manieren: in Outlook, Excel en op papier”, aldus Klaas Berends. Deze werkwijze heeft Medipoint geüniformeerd met behulp van het geavanceerde planningsysteem van de Field Service Suite. De chauffeurs zijn uitgerust met een mobile device waarop zij de planning raadplegen, uren registeren en leveringen gereed melden.
Mooie resultaten
Klaas Berends: “De besparingen die we behaald hebben zijn substantieel en kunnen we mede terugvoeren op de invoer van de Field Service Suite. Met name Ddankzij het planningsgedeelte hebben we het aantal kilometers en daarmee onze CO2-uitstoot fors kunnen reduceren. Gezien Medipoint maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog op de agenda heeft staan, is dit laatste resultaat erg belangrijk voor ons. Bovendien worden er nu meer werkorders per dag uitgevoerd. Door normtijden te stellen voor leveringen werken we veel efficiënter. Hierdoor is bovenal de service naar de klant vergroot aangezien we veel nauwkeuriger kunnen plannen.”
Klaas Berends vertelt: “We plannen nu echt geautomatiseerd. Dat wil zeggen, in principe drukken wij om half 5 ‘s middags op de knop en om 17.00 uur is de planning klaar. Waar vroeger de planners 3 of 4 uur per dag bezig waren met de planning, zijn zij nu met 1 uur per dag plannen klaar. Die tijd kunnen ze weer besteden aan andere werkzaamheden, vooral administratief. Bovendien is de willekeur van de planner eruit. Voorheen had je twee planners op een locatie die op verschillende manieren te werk gingen. Daar is nu één lijn in gekomen en daarmee is er meer harmonie op de werkvloer.”
Implementatie succes
Klaas Berends is bijzonder te spreken over de samenwerking met ORTEC en Sigmax. “We kunnen altijd bij de experts terecht met vragen. Dat werkt erg prettig. ORTEC en Sigmax zijn in staat om heel gemakkelijk een business case voor ons door te rekenen. Momenteel doen we met ORTEC ook een postcodestudie, waarbij we kijken naar de locaties van distributiecentra en de verdeling van postcodes. Hiervan krijgen we op korte termijn de resultaten. Ik ben erg benieuwd wat daaruit komt.”
Plannen voor de toekomst
Op termijn wil Medipoint ook haar service monteurs gaan uitrusten met de mobiele applicatie. Op de handheld registeren zij dan alle uitvoerde werkzaamheden met behulp van een digitale werkbon, kunnen zij alle werkinstructies raadplegen, ook gebruikte materialen vastleggen en klanten laten tekenen voor akkoord.
Medipoint
Medipoint, onderdeel van Medux, heeft een grote reputatie opgebouwd met de levering van zorg- en revalidatiehulpmiddelen. Maatwerkoplossingen die een positieve bijdrage leveren aan de zelfstandigheid, vrijheid en welzijn van mensen met een functiebeperking. Bij Medipoint/ Medux werken in totaal 1600 mensen, waarvan 400 mensen in de buitendienst. De buitendienst bestaat uit drie onderdelen: aflevering hulpmiddelen, service (reparatie hulpmiddelen) en adviseurs (die o.a. op huisbezoek gaan bij klanten en bijvoorbeeld een aangepaste rolstoel opmeten).
Wat is de Field Service Suite?
De Field Service Suite optimaliseert de bedrijfsprocessen van field service organisaties en is een gezamenlijke oplossing van ORTEC en Sigmax. Voor meer informatie. www.fieldservicesuite.nl
Over ORTEC
ORTEC is een van de grootste aanbieders van geavanceerde optimalisatie-oplossingen voor planning. De ORTEC producten en diensten leiden tot een optimale rit- en routeplanning, belading van voertuigen en pallets, personeelsinzet, vraagvoorspelling, logistieke netwerkplanning en magazijn beheer. ORTEC biedt zowel stand-alone, alsook maatwerk en SAP®-gecertificeerde oplossingen, ondersteund door strategische partners. ORTEC heeft meer dan 1750 klanten wereldwijd, 700 werknemers en verschillende kantoren in Europa, Noord-en Zuid Amerika en Zuid-Oost Azie. Voor meer informatie: www.ortec.nl
Over Sigmax
Sigmax levert innovatieve mobiele oplossingen voor de handhaving – en toezichtstaken van gemeenten, politie en het openbaar vervoer, de technische buitendienstprocessen van field service en inspectiebedrijven en klantspecifieke mobiele vragen. Daarnaast richt Sigmax de ICT infrastructuur van bedrijven in en houdt deze – op afstand – in orde. Sigmax’ mobiele oplossingen vinden internationale erkenning, hebben meerdere prijzen gewonnen en zijn de basis voor marktleiderschap in verschillende segmenten. Tot de klantenkring behoren bedrijven als Bosch, Schiphol, ProRail, alle OV bedrijven in Nederland, ruim 70 Nederlandse en Belgische gemeenten & politieregio’s. Voor meer informatie: www.sigmax.nl.
