The Alternative Board faciliteert adviezen

The Alternative Board faciliteert adviezen

The Alternatieve Board (TAB) helpt MKB’ers hun business winstgevender en productiever te maken en hun problemen om te zetten in oplossingen. INTO business nam de proef op de som en nodigde negen non- concurrerende ondernemers uit. Deze werden door Vincent Vermeulen, directeur van TAB Nederland, en Arthur de Kooning, facilitator coach en eigenaar van het rayon Noord-Holland Noord, in de zogeheten business advisory board gezet. Samen werden onder andere de verschillende uitdagingen besproken. Dat leverde tal van nuttige adviezen op en die werden in dank aanvaard.

'Sparren levert altijd resultaat op'

Hoe het werkt? Alle deelnemers dragen vooraf, naast bedrijfsgegevens en -informatie, ook een zorg, uitdaging, kans of probleem aan. Vervolgens stelt de business advisory board vragen en geeft aansluitend adviezen in de vorm van alternatieven, oplossingen, ideeën en constructieve kritiek.

CASE 1: ANYTIME
Voor dit verhaal lichten we er twee vraagstukken uit. De eerste is afkomstig van Sanne de Jong. Het familiebedrijf, waarvan zij mede-eigenaar is, groeit behoorlijk. Anytime uit Heerhugowaard is een breed georiënteerde flexibele design studio. Er werken 20 mensen plus een groep zzp’ers waardoor het bedrijf indien nodig meteen kan opschalen. De groei is gestaag en werd ook gerealiseerd in de coronajaren. Er staat een verbouwing op stapel (het bedrijfspand wordt een derde groter) en het bedrijf is druk met het aannemen van nieuwe mensen. Maar Sanne is ook waakzaam: “Wij zijn een familiebedrijf. De sfeer is geweldig. We willen bestaande klanten optimaal blijven bedienen en nieuwe klanten niet in de wacht zetten. Hoewel er soms druk op de organisatie staat, gaat het goed. Echter, de groei moet beheersbaar blijven. De kwaliteit van ons werk en de cultuur van ons bedrijf moeten dus koste wat het kost behouden blijven.
De vraag is nu: hoe krijgen we dat voor elkaar?”

Seniors
De business advisory board stelt vragen. Wie zijn je klanten? “Veel klanten, waaronder enkele grote, zoals Bol.com en Rituals.” Werk je met contracten? “De afspraken met onze klanten zijn mondeling en gebaseerd op vertrouwen.” Werken jullie met stagiaires? “Ja, maar door de werkdruk willen we één stagiaire tegelijk in huis. En ja, talentvolle stagiaires bieden we een arbeidscontract aan.” Werk je met seniors? “Ja, diverse mensen zijn al jaren werkzaam in het bedrijf.” Zeg je wel eens ‘nee’ tegen nieuwe klanten? “Als klanten bij ons passen, willen we dat zeker niet.”

Talentcoach
Dan geven de deelnemers tips en adviezen: John Duinmaijer (Broekman Makelaars): “Soms is het goed om ‘nee’ te zeggen. Zeker als de opdracht te ver afstaat van hetgeen je corebusiness is.” Peter Dekker (Cameraland): “Werk in tijden van groei eerst met goede freelancers. Het liefst mensen waar je al jaren mee samenwerkt. Ga daarna pas mensen aannemen.” Jorn Janmaat (INTO business): “Zet een stip aan de horizon. Dan weet iedereen waar je samen naar toe moet werken. Dat geeft duidelijkheid en overzicht. En huur een talentcoach in die jonge mensen helpt in hun inwerkperiode en eventueel ook daarna.”

Saamhorigheid
Tom Hes (Reyez!): “Maak je seniors vrij. Laat hen minder facturabele uren maken en in plaats daarvan de juniors begeleiden. Seniors zijn belangrijk om de cultuur van je bedrijf te bewaken.” Martin van Bourgonje (Merlet): “Bewaak het gevoel van saamhorigheid. Teambuilding draagt bij aan de eenheid.” Lachend: “Kom eens met je mensen eten bij Merlet.” Joost Beers (Spaarne Accountants & Belasting- adviseurs): “Hou zelf de regie en laat die niet door klanten overnemen.” Arnold Henselmans (Henselmans Bouw & Ontwikkeling): “Ik sluit mij bij Joost aan. Blijf dicht bij jezelf en hou je eigenwaarde in de gaten. Dat kan alleen jijzelf.” Mireille van Wendel (Treffer Uitzendbureau): “Beter 10 klanten goed bedienen dan 20 klanten matig. Ik ben het met John eens.” 

CASE 2: REYEZ!
Reyez! is een digitaal bureau dat concepten bedenkt, creëert en ontwikkelt. Tom Hes is de eigenaar, maar nam een jaar geleden een algemeen directeur aan die het bedrijf met succes managet. Bij Reyez! werken 38 ambitieuze technische en creatieve mensen. Tom: “We zien door onze enorme groei dat het goed registreren van alle werkzaamheden soms een uitdaging is. Onze collega's hebben meer de focus op het creatieve proces dan op de administratieve verwerking van hun werkzaamheden. Dit heeft tot gevolg dat niet altijd de gedane werkzaamheden als declarabel worden genoteerd. Hoe kunnen we dat veranderen?”

Aanvoerders
De board stelt vragen. Ben je niet te lief voor je mensen? “Misschien.” Heeft dit financiële consequenties voor de medewerkers? “Nee, maar wel voor ons bedrijf.” Controleer je de uren? “Met controlemomenten, maar niet structureel.” Laat je de mensen verantwoording afleggen over declarabele uren? “Onze aanvoerders, zoals we onze seniors noemen, kijken met hun mensen of de urenregistratie op orde is. Ze krijgen vervolgens feedback, maar worden er niet op afgerekend.” Declareer je jouw uren ook? “Nee, ik adviseer alleen en die uren zijn gratis.”

Een stukje eigenaar van het probeem
Dan geven de deelnemers tips en adviezen: John Duinmaijer: “Maak dit probleem beter bespreekbaar. Kijk je mensen in de ogen aan en maak hen duidelijk wat dit met je bedrijf doet. Maak er desnoods een spel van waarmee ze punten kunnen verdienen bij een betere registratie.” Peter Dekker: “Maak meer mensen intern deelgenoot van het probleem. Dat zul je zien dat de oplossing breder gedragen wordt.” Mireille van Wendel: “Hier ben ik het mee eens. Zo worden de anderen intern een stukje eigenaar van het probleem en dus ook van de oplossing.”

Geef richting
Jorn Janmaat vult aan: “Je maakt mensen betrok- ken op deze manier. Dat vinden zij vaak heel fijn.” Sanne de Jong: “Je kunt het digitaal zo inrichten dat je mensen pas verder kunnen als zij hun uren hebben geregistreerd. En verder, maak iemand verantwoordelijk en hang er een beloningssysteem aan.” Martin van Bourgonje (Merlet): “Je kunt ook een groepje mensen aanstellen als urencontroleurs. Ik zou dat niet op het bordje van een persoon leggen, maar op meerdere borden.” Joost Beers: “Soms werk je twee uur, terwijl je dat in een uur ook had gekund. Echter, je kunt niet elk uur even productief zijn. Vertel je mensen dat het dan oké is om gewoon een uur te schrijven. Dat haalt wellicht wat schroom weg. Bovendien is het eerlijk naar de klanten toe.”

'Werkkwaliteit en bedrijfscultuur wil ik koste wat het kost behouden'

Arnold Henselmans: “Ga met mensen om de tafel nog voordat zij met een opdracht beginnen. Maak samen een inschatting hoeveel uur hier in gaat zitten. Dat geeft richting en maakt de uiteindelijke registratie voor hen toegankelijker.”

Feedback
De twee uur durende sessie is voorbij. Tom en Sanne zijn dankbaar voor alle feedback en zeggen hier hun voordeel mee te kunnen doen. Wat opvalt is het energielevel aan tafel: die is gegroeid in plaats van afgenomen. “Van leermomenten krijg je energie”, zegt Tom. Joost vult aan: “Die vragenronde is echt heel goed. Dat brengt de situatie beter in kaart.” En Mireille roemt de opbouwende kritiek van de deelnemers: “Die kritiek zorgt er namelijk voor dat je bereid bent om na te denken en iets met die kritiek te doen.” Peter: “Eigenlijk zijn alle problemen, die hier ter tafel zijn gekomen, voor iedereen wel herkenbaar, ook al zijn er afwijkingen. Niet alleen Tom en Sanne zijn geholpen, wij kunnen hier allemaal ons voordeel mee doen.” Tot slot zegt Sanne: “Weet je wat het mooie van sparren is? Dat levert altijd resultaat op.”

De deelnemers
INTO business nodigde negen non-concurre- rende ondernemers uit. Deze werden door Vincent Vermeulen, directeur van TAB Nederland, en Arthur de Kooning, facilitator coach en eigenaar van het rayon Noord- Holland Noord, in de zogeheten business advisory board gezet. Deze negen waren:

  • Tom Hes (Reyez!)
  • Sanne de Jong (Anytime)
  • Arnold Henselmans (Henselmans Bouw & Ontwikkeling)
  • Mireille van Wendel (Treffer Uitzendbureau)
  • Joost Beers (Spaarne Accountants & Belastingadviseurs)
  • John Duinmaijer (Broekman Makelaars)
  • Peter Dekker (Cameraland)
  • Jorn Janmaat (INTO business)
  • Martin van Bourgonje (Merlet)

 


Reacties